Kamis, 22 Mei 2014

cara menggunakan waktu dengan baik "50 cara efisiensi waktu ".


1.    Waktu adalah penyeimbang yang luar biasa. Tak peduli siapa Anda,
berapa uang yang Anda punya, atau dimana Anda hidup di muka
bumi ini, kita semua memiliki waktu 24 jam yang sama dalam 1 ari.
Waktu anda adalah sumber yang sangat berharga. Jangan pernah
sia-siakan waktu.

2.    Benda-benda yang berserakan di rumah dapat memperlambat
langkah Anda dengan cara mengalihkan perhatian dari apa yang
sebenarnya ingin Anda lakukan. Untuk mengontrolnya, bersihkan,
dan tata rapi semua benda-benda setiap kali Anda selesai melakukan
suatu pekerjaan.
       
3.    Apakah Anda seringkali merasa khawatir dengan apa yang belum
Anda lakukan? Jangan membuang-buang waktu dengan selalu
merasa gelisah memikirkan berapa banyak waktu yang akan Anda
habiskan untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut. Merasa gelisah
akan membuat Anda merasa tidak nyaman dan hanya menghabiskan
energi saja. Pilih satu pekerjaan yang membutuhkan banyak
pergerakan, selesaikan dan beri penghargaan atas usaha Anda.
Menyelesaikan sesuatu dan kemudian mendapat penghargaan, akan
membuat Anda merasa lebih baik.

4.    Apakah Anda selalu tiba di kantor setiap pagi dengan merasa lelah
karena harus banyak melakukan persiapan sebelum meninggalkan
rumah? Siapkan keberangkatan Anda pada malam hari sebelumnya.
Taruhlah jaket, kopor, kunci mobil di dekat pintu dengan posisi siap
dibawa. Aktifkan alarm Anda 15 menit lebih awal. Dengan demikian,
Anda akan memulai hari Anda dengan lebih baik.

5.    Jika Anda tidak ingin melupakan tugas-tugas yang harus Anda
lakukan di beberapa hari mendatang, maka tulislah di dalam buku
catatan / agenda. Jangan hanya mengingatnya di kepala. Setelah
menulisnya, Anda bisa melupakannya. Sekarang, Anda bisa
konsentrasi untuk pekerjaan lain yang lebih penting.

6.    Apa pemandangan yang terlihat dari meja kerja Anda? Tembok
kosong? Halaman luar? Ataukah orang-orang yang mondar-mandir?
Pemandangan    dalam    ruang    kerja    Anda    adalah    penting.
Pemandangan tersebut haruslah kondusif untuk bekerja dan bukan
yang dapat mengganggu kinerja Anda. Jika Anda harus memandang
tembok yang kosong dan terasa kering, tidakkah lebih baik
menggantinya dengan foto yang lebih besar atau pemandangan yang
menyejukkan? Selalu usahakan untuk mencari pemandangan yang
sesuai dengan ruang kerja Anda.

7.    Berapa harga dari 1 jam Anda? Jika Anda memiliki gaji tahunan,
pernahkan Anda menghitung upah per jam Anda? Pernahkah terpikir
untuk membayar orang lain dengan lebih murah dibandingkan
dengan upah Anda untuk pekerjaan yang kurang Anda sukai?
Dengan cara ini Anda akan memiliki banyak waktu untuk
mengerjakan pekerjaan-pekerjaan yang memberi bayaran lebih
kepada Anda.

8.    Jika Anda menghabiskan 10 menit setiap hari hanya untuk mencari
barang-barang   yang   lupa dimana     menaruhnya,   maka   Anda
membuang lebih dari 60 jam setiap tahun. Mulai sekarang, rapikan
barang-barang Anda di tempat yang mudah terjangkau.

9.    Agar selalu merasa lebih segar dan mencegah stres, Anda perlu
melakukan senam setiap hari. Jika Anda melakukan dengan teman,
maka itu akan lebih baik. Stress dan badan yang tidak segar hanya
akan menghambat pekerjaan dan membuang banyak waktu Anda.

10.   Catat daftar reward (penghargaan/hadiah) yang Anda inginkan
dalam buku catatan. Tuliskan semua. Jadi ketika suatu saat Anda
menginginkan memberi suatu penghargaan untuk diri sendiri, Anda
hanya perlu membuka buku catatan untuk melihat daftar reward
yang Anda inginkan.

11.   Apakah Anda pernah berpikir untuk melakukan sesuatu yang
bermanfaat untuk mengisi waktu yang tercuri dari Anda? Jika Anda
mengetahui bahwa Anda akan menunggu ketika janjian dengan
seseorang, atau makan siang Anda akan ditunda setengah jam lagi,
atau teman yang menjemput Anda terlambat karena macet, dsb.
Maka Anda perlu menggunakan waktu tsb untuk membaca buku,
menulis rencana dalam buku kecil Anda, atau pekerjaan kecil lainnya
yang bermanfaat. Selalu siapkan di kopor Anda sesuatu yang bisa
dikerjakan untuk mengisi waktu-waktu yang tercuri tersebut.

12.   Suatu ketika Anda merasa sangat lelah dan tertekan, cobalah teknik
relaksasi ini : sisihkan waktu untuk melihat dan mengamati suatu
benda (batang pohon, bentuk awan, dll). Tarik nafas dalam-dalam
dengan perlahan dan lepaskan. Teruskan sambil mengamati obyek
tersebut. Setelah 15 – 20 menit, Anda akan merasa sedikit lebih
nyaman.

13.   Pernahkah   Anda    mengalami    apa   yang    dinamakan   sebagai
”Penghalang Penulis”? Penghalang kreativitas adalah penyia-nyiaan

waktu yang luar biasa, dan bahkan sangat melelahkan secara
emosional. Suatu saat ketika Anda mengalami kemacetan dalam
menulis, cobalah teknik pembuka jalan ini. Tulislah sebuah surat
kepada seseorang teman. ”Halo Jhon...”, Anda mungkin bisa
memulainya dengan kata-kata ini. Kemudian teruskan menulis
pidato, ”Saya harus menulis suatu naskah pidato untuk pertemuan
pemegang saham tahunan dan saya tidak memiliki ide yang jelas
untuk memulai dari mana. Kami mengalami tahun yang berat....”.
teruskan menulis kepada Jhon, dan pidato Anda akan selesai dengan
sendirinya.

14.   Jika Anda tidak memiliki seseorang yang diberi mandat (atau
seseorang yang bisa dipercaya), atau Anda adalah orang yang diberi
mandat oleh seseorang untuk melakukan tugas-tugasnya, maka
Anda harus menjaga jalur komunikasi agar tetap terbuka. Tanyakan
kepada atasan Anda, mana tugas yang harus dikerjakan lebih
dahulu. Meskipun Anda memiliki banyak pekerjaan untuk dikerjakan,
Anda akan memenangkan hati atasan jika Anda fokus pada apa yang
dia prioritaskan.

15.   Kosongkan keranjang sampah Anda setidaknya sekali sehari. Ingat,
keranjang sampah bukan tempat menyimpan benda.

16.   Apakah   Anda   memiliki   kesulitan berkonsentrasi?     Atau   Anda
membutuhkan waktu 2 jam untuk mengerjakan pekerjaan / tugas
yang sebenarnya bisa dikerjakan dalam waktu 45 menit hanya
karena tidak bisa berkonsentrasi? Kemampuan berkonsentrasi bisa
dipelajari dan ditingkatkan dengan banyak latihan. Misalnya,
membaca dan memahami data statistik dalam laporan teknis yang
rumit selama 30 menit. Berhentilah selama 10 menit, lalu fokuslah
kembali pada apa yang Anda baca. Lakukan ini secara rutin niscaya
kemampuan konsentrasi Anda akan meningkat.

17.   Jika Anda mengalokasikan waktu untuk melakukan pekerjaan untuk
diri sendiri, buatlah prioritas dalam pekerjaan Anda. Jangan sampai
perhatian Anda teralihkan kepada sesuatu yang lain. Teman saya
yang terus bekerja sambil mengasuh anak-anaknya yang masih kecil
mengatakan bahwa ia selalu mendahulukan pekerjaan yang menjadi
”prioritas utama” pada setiap harinya. Dia merasa bisa bekerja
dengan maksimal, ketika anak-anaknya tidur siang dan ketika dia
menghindar dari pekerjaan-pekerjaan lain yang prioritasnya lebih
rendah pada hari itu.

18.   Ketika seorang teman meminta Anda membantunya, sementara
Anda merasa tidak memiliki waktu untuk membantunya, sebaiknya
jangan mengatakan ”YA” kemudian melupakannya. Tetapi katakan,

”Saya perlu waktu 24 jam untuk memikirkannya, nanti saya
hubungi.” Ketika Anda menghubungi dia untuk mengatakan ”TIDAK”,
usahakan     memberitahukan      teman     lain     yang     mungkin     bisa
membantunya. Usahakan menolak dengan sopan supaya dia tidak
sakit hati.

19.   Anda harus bisa memaksimalkan kerugian Anda dengan cara
memotong waktu penngerjaan tugas-tugas yang tidak produktif /
menguntungkan. Ketika Anda merasa telah bekerja sangat keras,
membangun hubungan, meyakinkan pelanggan, dsb. namun hasilnya
terlihat tidak menguntungkan, maka berhentilah. Ini saatnya
mengubah arah. Akan lebih bijaksana, jika Anda menggunakan
energi dan waktu untuk melakukan tugas atau pekerjaan lain yang
lebih besar. Jangan lupa menentukan batas waktu penyelesaian
tugas / pekerjaan tsb.

20.   Jika Anda merasa selalu sangat sibuk setiap harinya, maka
rancanakan untuk memberi diri Anda waktu 2 hari penuh untuk
berlibur sebagai  reward atas usaha Anda selama ini. Lihat kalender
dan temukan hari libur yang sangat longgar bagi Anda. Lingkari
tanggalnya, sehingga kalender menjadi pengingat visual Anda. Pada
2 hari libur itu, bangunlah di pagi hari dan lakukan apapun untuk
menyenangkan Anda.

21.   Ini cara untuk merencanakan hari Anda, baik itu di pagi hari atau di
malam hari sebelumny. (1) di selembar kertas tuliskan jadwal
pertemuan yang sudah ditulis di kalender saku Anda; (2) lihat daftar
di buku catatan Anda, dan daftar tugas penting yang harus
dikerjakan hari ini; (3) tambahkan ± 15 menit untuk istirahat demi
menyeimbangkan hidup Anda.

22.   Belajarlah berbicara dan menulis secara jelas dan padat. Baca buku,
ikut kursus, dan sampaikan pendapat Anda sesederhana mungkin.
Jika seseorang meminta Anda 1000 kata, jangan memberi dia 1200
kata. Jika Anda diminta untuk berbicara 30 menit, jangan berbicara
40 menit. Terlalu banyak kata dapat membuang waktu Anda dan
orang lain sia-sia.

23.   Apakah daftar ”LIST TO DO” harian Anda dipenuhi dengan banyak
sekali pekerjaan yang harus diselesaikan? Jangan ragu untuk
menentukan prioritasnya. Pilih maksimal 3 tugas penting yang
memungkinkan untuk Anda kerjakan setiap harinya. Ingat seorang
manajer yang sangat efektif hanya memilih 3 tugas yang menjadi
prioritas utama      setiap   harinya.   Ketika    mereka   selalu   bisa
menyelesaikan setiap tugas yang ada dalam daftar ”LIST TO DO”
harian mereka, semangat mereka akan semakin bertambah.
 
24.   Apakah Anda pernah berpikir untuk menulis daftar pekerjaan yang
tidak harus dilakukan? Daftar ini meliputi pekerjaan yang dapat Anda
delegasikan kepada orang lain, tugas / pekerjaan yang dilakukan
hanya untuk menyenangkan orang lain, dan pekerjaan yang hasilnya
sangat sedikit atau tidak berarti. Untuk mengetahui apakah suatu
tugas / pekerjaan itu penting atau tidak, tanyakan pada diri sendiri,
”Apa akibat terburuk jika saya tidak melakukan pekerjaan itu?” jika
jawabannya ”tidak ada” atau ”tidak banyak”, maka jangan lakukan
pekerjaan itu.

25.   Ketika berbicara dengan seorang teman atau kolega, apakah Anda
pernah berpikir, ”Apa lagi ya, yang perlu saya bicarakan dengan
dia?” Jika memang Anda berencana mengontak orang secara
berkala, buatlah daftar topik bahasan yang perlu dibicarakan dengan
orang tersebut dalam buku catatan. Ketika saat ini Anda memikirkan
sesuatu yang perlu dibicarakan dengan diam tuliskanlah dalam buku
catatan Anda, jangan hanya menyimpannya di kepala

Tidak ada komentar:

Posting Komentar